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COMFABOY
Generalidades
COMFABOY
El sector solidario en Colombia compone una oferta de servicios amplia que cubre las necesidades de bienestar laboral y familiar de más de nueve millones y medio de trabajadores de seiscientas mil empresas que operan en Colombia. * La Caja de Compensación Familiar de Boyacá, Comfaboy, hace parte de las 43 cajas que existen en el país y ofrece servicios de subsidios, vivienda, salud, educación, recreación, financiamiento, capacitación y asistencia social a más de ciento ochenta mil afiliados que laboran en quince mil empresas aportantes del departamento.
Entidad
Comfaboy es una organización constituida el 17 de agosto de 1961, siete años después de que se creara la primera caja de compensación familiar en Colombia.
La entidad cuenta con una planta de personal de 650 colaboradores, quienes trabajan en sedes administrativas ubicadas en Tunja, Duitama, Sogamoso, Chiquinquirá, Paipa, Moniquirá, Puerto Boyacá, Guateque, Samacá y Garagoa; así como en 4 sedes educativas, 11 jardines sociales, 3 instalaciones recreativas y 5 centros de salud.
Comfaboy cuenta con programas de bienestar social, los cuales desarrolla bajo principios de equidad y solidaridad. Es reconocida por su solidez, eficiencia, calidad y competitividad, en beneficio de sus afiliados y familias.
Reto
La caja de compensación tenía una infraestructura de TI adquirida en el 2012, la cual respondía a las necesidades operativas y crecimiento de la época, bajo un esquema bien organizado de servicio.
Sin embargo, cinco años después se presentaban dos retos fundamentales: por un lado, un nivel de obsolescencia tecnológica y por el otro la migración a una nueva plataforma de ERP que cumpliera con la normatividad vigente NIIF, facturación electrónica, entre otros requerimientos que le permitiera enfrentar los nuevos desafíos de negocio, crecimiento y política de calidad en cuanto a servicios y gestión de recursos.
La entidad tenía una infraestructura basada en 12 servidores físicos INTEL, en sus sedes de Tunja, Moniquirá, Paipa, Sogamoso, así como en un centro de datos de contingencia en Bogotá. De estos, 5 servidores corrían sobre Linux y 7 servidores sobre Windows, los cuales tenían a su vez 34 servidores virtualizados para atender la demanda de servicio.
Todo el esquema estaba al límite de su capacidad produciendo demoras considerables en varios procesos de misión crítica como la liquidación de subsidios, cierres contables y generación de reportes, entre otros.
A esto se sumaba la necesidad de migrar a una nueva plataforma contable y administrativa, puesto que se trabajaba con un aplicativo desarrollada por un proveedor de Bogotá desde el año 2000. Este aplicativo con sus bases de datos corrían en 2 servidores físicos dedicados y bajo un esquema aislado para un mejor tiempo de respuesta a los usuarios.
Todo este esquema había generado con el tiempo una administración densa para el equipo de ingenieros con múltiples sesiones de monitoreo simultáneas y el riesgo de perder información por posibles interrupciones en los procesos.
Solución
Luego de un periodo de estudio sobre el impacto de tener una infraestructura basada en un esquema tradicional, Comfaboy inicia, junto con Redsis, un análisis de crecimiento y mejora de los servicios de TI. Se diseña entonces una estrategia de consolidación de infraestructura con tecnología IBM Power Linux virtualizada y centralizada en su sede principal.
Esto permitiría reducir no sólo los costos de renovación tecnológica e implementación, sino mejorar sustancialmente los procesos de administración de la infraestructura.
La estrategia consolidó las 12 máquinas físicas existentes en 3 servidores: un IBM Power S822L para todo el ambiente LINUX con 24 servidores virtualizados; y 2 máquinas Intel Lenovo x3650M5 para Windows con 10 servidores virtualizados con VMWare. Así mismo, se renovaron los servidores de 3 sedes regionales con máquinas Supermicro.
Durante la implementación se actualizaron las licencias del sistema operativo y bases de datos, pasando de Windows Server 2003-2008 a la versión 2014 y de SQLS 2008 a 2012. Así mismo, se renovaron las licencias de IBM Informix, como las de VMWare Essencials Kit y vCenter de administración.
En cuanto al sistema de almacenamiento se cambió por discos de estado sólido con una unidad IBM Storwize v5010, acompañada de la solución de Backup a cinta usando software de backup IBM Spectrum Protect y una unidad de cinta IBM TS3100.
Beneficios
La estrategia de consolidación arrojó resultados importantes en cuanto a la eficiencia de procesos y tareas de administración.
Se redujo en un 80% la cantidad de servidores físicos en la sede principal y se extendió y optimizó el ambiente de servidores virtuales usando Power KVM para los ambientes Linux y VMWare para los ambientes Windows
La renovación tecnológica realizada en todas las sedes, incluido su centro de contingencia en Bogotá con tecnología IBM Power8, redujo a una tercera parte los tiempos de respuesta de los aplicativos a los cuales acceden 450 usuarios, 200 de ellos concurrentes en el nuevo sistema ERP.
Por ejemplo, procesos como la liquidación de subsidios que antes se tardaban 12 horas, ahora se realizan en máximo 3 horas; y un cierre contable de 1 hora a tan sólo 20 minutos.
Estos resultados también se consiguieron al migrar la tecnología de almacenamiento a discos de estados sólido, lo cual mejoró la velocidad de acceso a los datos críticos del negocio y la experiencia del usuario que accede al sistema desde diversas sedes.
La unificación a una misma versión del sistema operativo y bases de datos redujo igualmente la labor de monitoreo de la infraestructura, pasando de 12 sesiones a tan solo 3. Esto facilitó ampliamente la tarea de supervisión de los procesos y carga laboral del equipo de TI, en especial durante los cierres mensuales.
La estrategia de consolidación virtualizó varios servidores físicos que estaban independientes, reduciendo el número de servidores y alcanzando ahorros cercanos al 20% en el consumo de energía en los centros de datos.
En cuanto a la facilidad de ampliación física y mantenimiento de los servidores, con la tecnología IBM Power, los ingenieros y técnicos pueden remover en “caliente” componentes del servidor y reemplazarlos por nuevos. Incluso pueden reiniciar el servidor en muy pocos minutos, una ventaja frente a las máquinas anteriores que tardaban entre 10 a 15 minutos.
A esto se suman los beneficios propios de la modernización de la infraestructura que soporta los servicios de la entidad; como la de un mejor sistema de respaldo y recuperación de datos; renovación de los servicios de soporte a máquinas y la tranquilidad de contar con una plataforma robusta para atender los procesos internos que permiten dar pronta atención a los requerimientos de los usuarios y empresas afiliadas.
Para Comfaboy, este proyecto es un éxito si se tiene en cuenta que los objetivos trazados para la migración del sistema ERP y una adecuada renovación TI, se realizaron sin traumatismos gracias a la confianza que destacó este cliente respecto al equipo de ingeniería de Redsis, del cual resalta su capacidad de atención, resolución de problemas, conocimiento, compromiso y relacionamiento con la entidad.