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Software
Orden y cumplimiento con Papeles Digitales

Orden y cumplimiento con Papeles Digitales

Su empresa de Seguridad y Vigilancia aún no cumple la Ley 594 de 2000?

Actúe HOY: Cumpla al 100% la Ley de Archivística y evite multas y sanciones con la solución de Papeles Digitales

Papeles Digitales es la plataforma de gestión documental diseñada a la medida de las empresas del sector de seguridad y vigilancia en Colombia que les permite la conservación, accesibilidad y trazabilidad de documentos con seguridad jurídica, mientras les ayuda a cumplir la Ley 594 de 2000 y la Resolución 20233300033617.

Cómo dar cumplimiento a la Ley 594 de 2000 y a la Resolución 20233300033617?

Según esta Resolución, las empresas de vigilancia y seguridad privada en Colombia deben cumplir con la Ley General de Archivística Nacional.

Entre las obligaciones indicadas en la Resolución están:

Tenga en cuenta que todas las empresas de vigilancia deben acatar la Ley General de Archivística, hasta un año después del 23/05/23.

Garantizar el ciclo de vida completo
y seguro de los documentos de operación diaria como actas, minutas, etc; desde su creación hasta su consulta y conservación.

Adoptar los instrumentos archivísticos
que sean necesarios para dar cumplimiento a la Ley de Archivo Nacional, como por ejemplo, tablas de retención documental (TRD).

Crear un comité
para asumir la toma de las decisiones sobre todas las operaciones asociadas con la gestión documental.

Disponer los documentos
según tablas de retención documental, indexación y clasificación documental de la operación diaria.

Elaborar un Plan Integral
de Archivo Documental en casos especiales u otras como liquidación, fusión o escisión.

Como empresa de Seguridad y Vigilancia, reconoce alguno de estos problemas:

Aun hoy, muchas de estas empresas de seguridad y vigilancia aún dependen de procesos manuales y archivos físicos, lo que constantemente genera desafíos problemáticas importantes:

✘ Problemas de las Empresas de Seguridad y Vigilancia

Riesgo de sanciones por incumplir normativas archivísticas legales.

Pérdida de documentos físicos o inaccesibles durante auditorías.

Baja o nula trazabilidad de expedientes del personal y registros operativos.

Procesos administrativos ineficientes con tiempos de respuesta inesperados.

Control y supervisión del personal que además tiene de alta rotación.

Inducción y capacitación sostenida para la formación continua.

Atrasos de logística y movilidad por ineficiente asignación de recursos.

Adaptación tecnológica limitada, depreciada, lenta o rudimentaria.

Como su aliado tecnológico, en Redsis nos anticipamos a su necesidades clave:

Hemos diseñado una plataforma integral que ofrece una solución de Gestión Documental a la medida de las empresas colombianas de seguridad y Vigilancia, desde el sector para el sector:

✔ Solución de Papeles Digitales para las empresa de Seguridad y Vigilancia

Reducción del riesgo de pérdida o deterioro de documentos físicos.

Cumplimiento de las normas de archivo y seguridad documental.

Ahorro de tiempo y costos operativos en la consulta y gestión de documentos.

Seguridad en el almacenamiento y acceso con expedientes electrónicos.

Implementación de flujos digitales de aprobación y gestión documental.

Eficiencia en la gestión normativa y reduciendo costos administrativos.

Automatización para reducir riesgos y trámites operativos y administrativos.

Implementación de KPIs en dashboards con monitoreo en tiempo real.

¿Por qué elegir a Redsis como su Aliado Tecnológico ?

Personalización de Papeles Digitales en su negocio.

Talento experto enfocado en servicio.

Implementación rápida para reducir interrupciones.

Acompañamiento, capacitación y soporte

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    Más beneficios de Papeles Digitales

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    Ruta estratégica de adopción

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    Infografía: Papeles Digitales

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    Ley General de Archivística

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