Gestión de Contenidos Empresariales: Active el ciclo de vida de sus datos

Las empresas que usan tecnologías móviles, servicios en la nube y hasta las redes sociales, han sido inspiradas a re-direccionar sus modelos de negocio al reconocer importancia de la Gestión de Contenidos Empresariales o Enterprise Content Management (ECM). No sólo por su vasta capacidad de analítica y eficiencia sino por la colaboración al conocer y acercarse al cliente.

¿Qué es la Gestión de Contenidos Empresariales o Enterprise Content Management?

La Gestión de Contenido Empresarial o en inglés, Enterprise Content Management y de forma abreviada ECM, es una estrategia formal del uso eficiente de las tecnologías de la información para la organización y el almacenamiento de documentos a lo largo del ciclo de vida del contenido: captura, almacenamiento, seguridad, control de las versiones, recuperación, distribución, conservación y destrucción de documentos. Permite a las compañías transformar los procesos tradicionales fundamentados en papel e indexar toda la información digital del negocio.

¿Para qué sirve la Gestión de Contenidos Empresariales?

ECM es la clave de la transformación digital, abarca como término estándar todas las posibilidades para administrar contenido y documentos.

Funcionalidades

Aunque cada compañía busca las posibilidades que mejor se adapten a sus necesidades empresariales específicas, Gartner incluye las siguientes funciones en su definición de la Gestión de Contenidos Empresariales:

Gestión de procesos empresariales
Administración de registros
Gestión documental
Gestión de imágenes
Archivado
Colaboración
Gestión de medios digitales
Gestión de contenido web

Lo curioso de la forma en que Gartner define ECM es, que según algunos actores, parece ser una extensión de las definiciones de otras organizaciones. Por ejemplo, el órgano rector de ECM, la Asociación para la Gestión de la Información y la Imagen (AIIM), define la ECM como una clase de tecnología que abarca las estrategias, métodos y herramientas utilizadas para capturar, administrar, almacenar, preservar y entregar contenido y documentos relacionados a los procesos organizativos. La diferencia clave entre las dos definiciones es la producción de contenido, y no cabe duda que este es importante para Gartner, pero que no es considerado por AIIM.

Usos y aplicaciones

Habitualmente la Gestión de Contenidos Empresariales (ECM) es usada para producir, almacenar, distribuir, descubrir, archivar y administrar contenido no estructurado (documentos escaneados, fotografías, faxes, correo electrónico, informes, imágenes médicas y documentos de oficina en general) y entregarlo de forma segura a los usuarios donde y cuando lo necesiten. Entre los usos más destacados que se le ha dado a esta tecnología, es el de crear y compartir documentos corporativos de forma instantánea, como manuales, políticas, procedimientos, entre otros. ECM sirve para centralizar los datos, la información o le contenido del negocio en un solo lugar, debidamente indexada para apoyar los procesos de toma de decisiones en los diferentes niveles del organigrama. Negocios de los más variados sectores industriales aún permanecen de espaldas a este tipo de tecnologías y mantienen sub utilizado el potencial inherente a esta innovación; cabe anotar que otros negocios han dominado su uso y han sabido convertirla en una ventaja inherente al proceso de negocios.

Retos de la Gestión de Contenidos Empresariales

Cuando se quiere pensar en el cliente y al mismo tiempo llegar a ser más productivo en las actividades del negocio, las compañías últimamente sufren cambios sustanciales en la gestión de sus contenidos debido a diferentes factores tales como:

El crecimiento descontrolado del contenido no estructurado y de sus cambiantes formatos a través de la red (correo electrónico, portales corporativos)
Las nuevas regulaciones en el tratamiento de los datos y el control de la gestión modifican las reglas de juego en la normativa documental.
La actual necesidad de incluir servicios de redes sociales entre el negocio y sus empleados hacen que ahora tenga gran cantidad de contenido social empresarial.

Con la estrategia correcta de ECM es posible lograr de forma rápida efectos que se pueden palpar y como resultado un rendimiento de la inversión (ROI) positivo. Según la Asociación Internacional para la información y gestión de imágenes (AIIM), el 46 % de las compañías que implementan una estrategia Gestión de Contenidos Empresariales registran un ROI positivo en un plazo de 12 meses, dos tercios de ellas en 18 meses.

Así lucen las ECM en éste momento

La Gestión de Contenidos Empresariales (ECM) continúa evolucionando al ritmo que demanda el mercado. En ese sentido, la explosión de información que estamos viviendo ha inspirado a los negocios públicos y privados a normalizar estrategias y mecanismos, apoyados en la tecnología, para llevar un control estricto sobre el ciclo de vida de los documentos que usa su negocio todos los días. Durante éste proceso de adopción creciente, los expertos de Entelgy, consultores de tecnología y tercerización, describen esta lista con las cinco prioridades de las compañías en torno a las soluciones ECM:

Prioridades en ECM para 2016

Integración con otras Apps: El ECM por sí solo puede ofrecer un gran valor a las empresas, pero donde realmente radican sus beneficios es en su integración con el resto de aplicativos de negocio de la compañía como, por ejemplo, las soluciones de Customer Relationship Management (CRM) o la planificación de recursos empresariales (ERP).
Migración a la nube: De acuerdo con los analistas de Ovum el número de empresas que adopta soluciones ECM en la nube sigue creciendo: cerca del 69% espera implementar alguna forma de ECM en la nube pública en los próximos tres años.
Análisis de contenidos: Los negocios de hoy a diario producen grandes volúmenes de datos y por eso que los clientes necesitan dar respuesta a esta necesidad y adoptar aplicaciones para identificar los contenidos más relevantes a tiempo.
Movilidad: Nos encontramos en un marco en el que necesitamos acceder desde cualquier lugar y en cualquier momento a la gestión de procesos de negocio. De acuerdo con esta tendencia, todas las aplicaciones y plataformas han de facilitar este acceso en movilidad, un fenómeno que no es ajeno a los despliegues de soluciones ECM en las compañías.

Consideraciones en ECM para 2017

ECM de código abierto: Una de las noticias que nos ha dejado 2016 es la adquisición de Documentum por OpenText. Aunque OpenText trae un futuro alentador a la antigua plataforma de Dell EMC, varios meses después de la adquisición, aún los cambios están por verse. Si quieres saber más sobre los principales ECM libres, existe un análisis publicado recientemente en el blog de OpenExpo.
Re uso de la información: Innovadoras regulaciones internacionales como la ISO 15489, insisten en el uso y el re-uso de los documentos como activos del negocio. Gracias a los metadatos, los ECM ayudan a las empresas a reutilizar los datos que generan todos los días en forma de documentos y a además garantizar que sean confiables, así aprovecha mejor el potencial que ofrece la tecnología Big Data.
BYOD: Bring Your Own Device: Ahora los usuarios han sido empoderados con el acceso, la portabilidad y el contenido. Actualmente la gestión del acceso y la colaboración extensiva dentro y fuera de la empresa, vas más allá que unas copias documentales en la nube. Sin importar el dispositivo, mientras mantiene la seguridad de sus documentos y respeta las restricciones del negocio.
Seguridad y Privacidad: Ejecutar y monitorear las medidas de seguridad en las nuevas normativas, como reglas de acceso y de disposición de datos son funcionalidades ya definidas para las ECM, por lo que comprender que los datos pertenecen a sus clientes ya que la libertad que este nos proporciona el ECM nos da un control total sobre nuestros datos.
IoT: The Internet of things: O como se le conoce también en español por “El internet de las cosas” emerge como la mega-tendencia y es la tercera ola en el desarrollo de internet. De acuerdo con las nuevas investigaciones de IDC, el mercado mundial para estas soluciones crecerá hasta cuatro veces antes de 2020. Las políticas inteligentes y el control de acceso a redes, lenguajes y protocolos M2M hacen inevitable la convergencia de IoT y ECM para colaborar en conjunto en torno a la empresa realmente conectada.

Ahora ECM es un factor crítico de éxito

La gestión actual de contenidos empresariales hace los procesos invisibles y depende cada vez menos de evidencias físicas. El interrogante de cuándo pasar un documento desde “Almacenar” a “Guardar” es objeto de discusión actual y cada sector industrial podría tener una respuesta muy diferente. Sea el ejemplo de un cuenta habiente que solicita una copia de su Estado de Cuenta para consultar el pasado trimestre, estos datos están en algún tipo de almacenaje temporal. Hoy la mayoría de los bancos archivan sólo los datos en bruto en “Guardar” (qué transacción tuvo lugar el día “n” del mes pasado o cuál era el estado de la cuenta en la fecha de vencimiento), pero no el documento físico. Definitivamente sería imposible guardar toda la información como páginas impresas. Como vemos la Gestión de Contenidos Empresariales es entonces, mucho más que el mero efecto de archivar y guardar documentos y datos, a pesar de que es donde esta tecnología tiene sus inicios. Hoy los modelos incluyen los siguientes procesos:

Gestión documental: Gestión de documentos soportada por bases de datos.
Gestión de contenidos web: Interacción a través de páginas web
Gestión de registros: Gestión de documentos con datos de único registro.
Gestión de flujos: Diseño de procesos y flujos de documentos en lote.
Colaboración: Procesamiento de documentos interactivos para grupos de trabajo.

¿Qué tamaño debe tener mi negocio para ECM?

Afortunadamente este tipo de tecnología no está diseñada para negocios con determinado número de colaboradores, sino que puede ser utilizada por empresas de cualquier tamaño. Existen algunas opciones de Gestión de Contenidos Empresariales Open Source y privado, además de guías que nos ayudan para la correcta selección de un ECM para nuestra empresa.

Aunque normalmente la Gestión de Contenidos Empresariales está asociado a grandes compañías, los sistemas ECM permiten a compañías de cualquier tamaño y sector automatizar sus procesos empresariales por medio de la gestión electrónica de documentos, de archivos, de contenidos web, sistemas que coordinan los flujos de trabajo, portales corporativos de gestión documental y gestión de contenido social empresarial.

Elija la ruta a la innovación, empiece HOY

Evidencie con el apoyo de su aliado estratégico, cómo, en cada paso del proceso de implementación, las soluciones de Gestión de Contenidos Empresariales entregar acceso seguro al contenido, a las personas correctas, en el momento adecuado y así ayudarles a mejorar su proceso de toma de decisiones y sacar el máximo provecho de su inversión. De esta forma, es posible tener en una sola herramienta, los elementos que su negocio requiere para reducir sus tiempos de respuesta y tomar decisiones rápidas, inteligentes y rentables. La mejor decisión en el momento oportuno, visítenos HOY en nuestro sitio web.