Los cuatro niveles de automatización empresarial: ¿En qué etapa del camino se encuentra?

Durante siglos, los escritores de ficción han imaginado las posibilidades de automatizar el trabajo manual. Hoy, la tecnología de automatización de cargas de trabajo es muy avanzada y puede optimizar el funcionamiento de empresas de todos los tamaños, en cualquier industria. Aún así, muchas empresas aún no han explotado el máximo potencial de la automatización. ¿Qué es lo que evita que lo hagan? Muchas veces, estas empresas entienden el valor de la automatización pero se estancan en algún punto del camino hacia una automatización empresarial completamente desarrollada.

La transición de procesos manuales a una automatización de cargas de trabajo integral suele atravesar distintas fases: operaciones totalmente manuales, desarrollo de scripts manuales, soluciones fragmentadas, y, finalmente, consolidar la planificación empresarial de tareas.

Con suerte, ya no existen demasiadas empresas que operan en forma completamente manual, pero la mayoría todavía se aferra a esta primera etapa en ciertas áreas. Dejar que los empleados hagan el trabajo puede sonar más tentador que buscar e implementar la solución de automatización correcta. Si necesita recordar todo lo que puede salir mal cuando no automatiza, lea algunas de las historias de terror contadas por especialistas de HelpSystems sobre la vida antes de la automatización.

Las ventajas de la automatización son obvias: ahorra tiempo y recursos, liberando a los empleados para trabajar en proyectos más importantes. Ser capaces de programar tareas, significa que esas tareas pueden ser ejecutadas durante la noche, o en fines de semana, sin necesidad de supervisión humana. La mayoría de las empresas logran darse cuenta de esto y avanzan a la siguiente etapa: scripting.

En esta etapa, la empresa se ha dado cuenta de que existen ciertas tareas que deben ser automatizadas, entonces han dedicado a sus programadores a la creación de scripts personalizados. Cada uno de estos scripts está vinculado con un proceso específico. Desarrollar scripts personalizados es un pequeño paso en el camino hacia la automatización, pero es uno muy riesgoso.

En primer lugar, los scripts manuales no son confiables. No cuenta con un control integrado de errores y no existe un equipo de soporte listo para resolver sus problemas, si el script falla. Tal vez, uno de sus empleados conoce todo sobre sus scripts y soluciones desarrolladas internamente y puede ayudarlo a resolver los problemas. Pero ¿qué pasa si esa persona se va de la empresa?

Digamos que su empresa ha desarrollado internamente una herramienta robusta de automatización que se ejecuta sin errores y está documentada apropiadamente para administradores futuros. ¿Siente que ahorró muchísimo dinero al crear una herramienta internamente, en lugar de invertir en un software avanzado de planificación de tareas? De hecho, las soluciones caseras de automatización son más costosas de lo que se imagina. Su desarrollo depende del trabajo de programadores talentosos que pueden ser utilizados para tareas más importantes. Una vez que las herramientas personalizadas están instaladas, el costo para mantenerlas es altísimo. ¿Qué sucede cuando se lanza una nueva versión de Windows o si su empresa necesita generar un nuevo tipo de reporte? Sus programadores necesitan dejar todo lo que estaban haciendo para volver a escibir el script de automatización.

Generalmente, la mayoría de las empresas eligen utilizar soluciones más confiables.

En esta etapa, una empresa comienza a utilizar herramientas de automatización sólidas y confiables, que no están integradas entre sí. Por ejemplo, Cron es un popular planificador de tareas porque está desarrollado en UNIX, y Windows Task Scheduler planifica tareas en servidores Windows. Estas herramientas son adecuadas para gestionar planificaciones básicas de tareas en sus respectivos sistemas. Sin embargo, para muchas empresas lo habitual es ejecutar tanto UNIX como Windows, entre otros.

También están las aplicaciones de Negocio. Por ejemplo, Informática es una gran herramienta de integración de datos, que incluye funcionalidades de planificación para automatizar sus workflows de Informática. Pero raras veces una empresa utiliza Informática como única herramienta, y el planificador de Informática no se puede integrar con otras aplicaciones utilizadas por Finanzas, Recursos Humanos, o ventas. Los procesos de Negocio están interconectados y usted quiere ser capaz de planificar sus wokflows de Informática en base a la llegada de archivos provenientes de distintos sistemas.

En algunos casos, la empresas que están en esta etapa ya han invertido en un planificador de tareas empresarial para cumplir con sus necesidades específicas, pero no lo están utilizando para automatizar el resto de las tareas que deberían automatizar. Estas compañías se encuentran en la dirección correcta, pero no han alcanzado el máximo potencial de la automatización, ni consolidado sus procesos de Negocio bajo una única solución centralizada de automatización de cargas de trabajo.

En la mayoría de las etapas más avanzadas, la empresa cuenta con una herramienta de planificación de tareas empresarial y la utiliza para automatizar procesos a través de todos los sistemas y aplicaciones dentro de la empresa. Esto proporciona al negocio una gran ventaja en términos de escalabilidad. Cada proceso nuevo que se agrega y cada sistema que se actualiza no requiere desarrollar un sript nuevo. Cuando su empresa comienza a utilizar una nueva aplicación de Negocio, automatizarla no significa malgastar recursos. Usted ya cuenta con la herramienta para hacerlo.

Con una herramienta integral de automatización de cargas de trabajo, usted podrá descansar tranquilamente por las noches. El planificador de tareas monitoreará las tareas críticas y le enviará una notificación inmediatamente, 24/7, si alguna tarea toma más tiempo del previsto, o falla.

La principal ventaja de la automatización es el ahorro de tiempo. Utilice las horas que ahorró en las etapas iniciales de automatización para alcanzar la Etapa 4. Una vez que haya implementado su nueva herramienta de planificación de tareas empresarial, le recomendamos utilizar a sus empleados, que ahora tienen más tiempo libre, para encontrar nuevas y mejores formas de automatizar procesos en su empresa. Por ejemplo, este equipo puede averiguar cómo optimizar temas como:

– Nómina de pago
– Contrataciones y despidos
– Generación de reportes
– Planificación de Recursos Empresariales (ERP)
– Extraer, Transformar, y Cargar (ETL)

Cuantos más procesos pueda consolidar bajo una única solución de automatización de cargas de trabajo, más tiempo tendrán sus empleados para dedicarle a las tareas que no puede automatizar, como innovación, estrategia, e interacción cara a cara con los clientes.

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